Personal Assistent

Functieomschrijving

Voor Gemeente Arnhem zoeken wij een Personal Assistent. Bij de gemeente werk je in een dynamische omgeving waarin je voortdurend schakelt en geen dag hetzelfde is. Je speelt een belangrijke rol in het ondersteunen van leidinggevenden en het soepel laten verlopen van verschillende projecten. De gemeente wil een inclusieve cultuur waarin iedereen zich betrokken voelt en verschillen in talent, kennis en vaardigheden elkaar versterken. Je bent welkom, wie je ook bent en hoe je ook in het leven staat.

Wat ga je doen?
Als Personal Assistant ondersteun je een afdelingshoofd met secretariële en administratieve werkzaamheden. Je draagt eraan bij dat de dagelijkse processen soepel verlopen. Je belangrijkste taken zijn:

• Je plant en coördineert complexe afspraken.
• Je ondersteunt bij e-mailcorrespondentie en agendabeheer.
• Je bewaakt en beheert administratieve processen.
• Je bereidt vergaderingen voor en verzorgt waar nodig de verslaglegging.
• Je biedt proactieve ondersteuning, zodat de leidinggevende zich op de kerntaken kan richten.

Jouw profiel
Je bent een organisatorisch talent en plannen en organiseren gaan je moeiteloos af. Je schakelt snel en neemt graag initiatief. Met je sterke mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden leg je gemakkelijk contact met collega’s en externe partijen. Je werkt nauwkeurig en doelgericht en houdt daarbij het gewenste resultaat voor ogen. Dankzij je ervaring met het ondersteunen van leidinggevenden weet je hoe je hen goed kunt ontzorgen. Je behoudt het overzicht in een dynamische werkomgeving en krijgt energie van het ondersteunen van meerdere projecten en managers tegelijk.

Jouw team
Je versterkt het team Management Support: een professioneel, dienstverlenend en betrokken team van enthousiaste medewerkers. Zij ondersteunen dagelijks leidinggevenden, programmamanagers en afdelingen.

Competenties
In deze functie zet je de volgende competenties in:

• Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
• Plannen en organiseren
• Samenwerken
• Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Functie-eisen

• Je beschikt aantoonbaar over minimaal hbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt in de afgelopen vijf jaar minimaal twee jaar aantoonbare ervaring opgedaan in een één-op-één ondersteuningsrol als Personal Assistant van een bestuurder, directeur of leidinggevende.

Functiewensen

• Je hebt aantoonbaar recent minimaal 1 jaar werkervaring opgedaan binnen een overheidsorganisatie.
• Je hebt aantoonbaar een diploma in een secretariële richting.
• Je kunt je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken, plannen en organiseren en samenwerken.