Functieomschrijving
Voor ICTU zoeken wij een Secretaris Pilots Generieke Functies. Je draagt bij aan veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet zorgaanbieders in staat stellen om gegevens veilig uit te wisselen. Je ondersteunt de Pilot & Implementatieboard (PIB), die de pilots en faseovergangen volgt en stuurt. Daarvoor zorg je dat actuele, volledige en samenhangende informatie beschikbaar is.
Jouw rol
Als secretaris van de PIB ondersteun je de voorbereiding, besluitvorming en opvolging. Je bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden behandeld, vastgelegd en opgevolgd.
Jouw werkzaamheden
- Je organiseert de voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten.
- Je stelt agenda’s op, organiseert de stukkenstroom en bewaakt dat stukken en beslisdossiers volledig en op tijd beschikbaar zijn.
- Je houdt portfolio-informatie en planningsoverzichten actueel.
- Je legt besluiten, voorwaarden en acties vast en houdt registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel.
- Je bewaakt termijnen en opvolging en signaleert wanneer informatie ontbreekt, te laat beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is.
- Je zorgt voor een zorgvuldige en actuele vastlegging van informatie over het pilotportfolio, de voortgang en faseovergangen.
Dit lever je op
- Een toepasbare werkwijze voor de voorbereiding en agendering van bijeenkomsten, de stukkenstroom, besluitvorming en de opvolging van acties en besluiten.
- Werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten die de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB ondersteunen.
- Actuele beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor de afgesproken pilots en faseovergangen, met relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico’s.
- Volledige en actuele portfolio-informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties.
- Een helder overzicht en een volledige overdracht van openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen.
Jouw profiel
- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau.
- Je hebt aantoonbare ervaring als project- of programmasecretaris, of in een vergelijkbare ondersteunende rol in een omgeving met meerdere stakeholders.
- Je hebt ervaring met het voorbereiden en ondersteunen van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en het vastleggen en opvolgen van besluiten en acties.
- Je werkt proactief, zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig en houdt overzicht over meerdere onderwerpen.
- Je onderscheidt hoofd- en bijzaken en ordent informatie compact en navolgbaar.
- Je signaleert tijdig ontbrekende informatie en noodzakelijke opvolging.
- Je werkt effectief samen met verschillende rolhouders en organisaties en communiceert helder en feitelijk.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende portfolio-informatie en planningsoverzichten.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met het vastleggen van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties, en met het bewaken van termijnen en opvolging.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen stakeholders om voortgang en besluitvorming te ondersteunen.