Functieomschrijving
Voor Gemeente Zutphen zoeken wij een Teammanager Informatiediensten. Als interim-teammanager Informatiediensten werk je aan de overgang naar een regieorganisatie: de gemeente stuurt, terwijl leveranciers de uitvoering verzorgen. De gemeente werkt toe naar teams voor Informatieadvies en Informatiediensten, afhankelijk van de besluitvorming.
De overgang omvat vier samenhangende bewegingen: organisatie en mensen, sourcing en regie, bestuurbare dienstverlening en interne beheersing. Als interim-teammanager geef je leiding aan de operationele dienstverlening en werk je samen met een tweede interim-teammanager om ervoor te zorgen dat deze bewegingen op elkaar blijven aansluiten. Je rapporteert aan de directeur Bedrijfsvoering en Dienstverlening.
De overgang is afgerond wanneer de teams en hun vaste leiding zijn ingericht, mandaten en budgetten zijn vastgesteld, de regie op leveranciers op orde is en de dienstverlening bestuurbaar is.
Jouw opdracht
Je zorgt voor de continuïteit en doorontwikkeling van de operationele dienstverlening tijdens de overgang naar de beoogde regieorganisatie. Binnen Informatiediensten werken de volgende clusters aan hun ontwikkeling:
- Functioneel beheer;
- Informatiebeheer;
- Technisch beheer.
Je zorgt ervoor dat:
- De uitkomsten van de strategische personeelsplanning zijn vertaald naar de inrichting, bezetting en ontwikkeling van het team, volgens de genomen besluiten;
- De continuïteit van de IM-diensten gewaarborgd blijft tijdens lopende en geplande sourcingtrajecten;
- De operationele prestaties van leveranciers zichtbaar zijn en volgens gemaakte afspraken worden gevolgd, en dat afwijkingen leiden tot aantoonbare bijsturing en escalatie;
- De vastgestelde budgetstructuur voor exploitatie wordt ingevoerd;
- Mandaten en escalatieroutes voor jouw taakgebied zijn vastgesteld en in de praktijk werken;
- Verantwoordelijkheden, afspraken, controles en stuurinformatie zo zijn ingericht dat beheer en dienstverlening aantoonbaar goed functioneren.
Bestuurbare dienstverlening
De gemeente werkt met dienstdenken op basis van een drielaagsmodel voor publieke diensten. Dit governance-raamwerk verduidelijkt rollen, verantwoordelijkheden en de positie van ondersteunende diensten. De eerste laag bestaat uit de primaire publieke dienstverlening, de tweede uit ondersteuning, kaders en toezicht en de derde uit onafhankelijke interne controle. De gemeente wil de bedrijfsvoering aantoonbaar beheersen, met aandacht voor maatschappelijke waarde en samenwerking.
De dienstverlening wordt ondersteund door processen die zijn ingericht op basis van het Universal Service Management-procesmodel.
Binnen het project Optimalisatie Interne Dienstverlening is de beweging ingezet van sturen op afzonderlijke werkzaamheden naar sturen op diensten en processen. De clusters Informatiediensten, Informatieadvies en Facilitair dragen hieraan bij en zijn verantwoordelijk voor hun deel van de dienstverlening.
Je zet deze ontwikkeling voort:
- Wat: je maakt diensten verder expliciet en bestuurbaar: voor wie ze zijn, welke afspraken en verantwoordelijkheden gelden en waarop wordt gestuurd;
- Hoe: je zorgt dat de binnen het project ontwikkelde, gemeenschappelijke proceswerkwijzen worden toegepast in de dagelijkse dienstverlening. Je ontwerpt deze werkwijzen niet opnieuw;
- Waarmee: je helpt mensen, competenties, applicaties, assets en voorzieningen bestuurbaar aan de diensten te verbinden. Je zorgt voor belegd eigenaarschap, beheer en duidelijke mutatieroutes, voortbouwend op de ontwikkeling van de CMDB en de aansluiting op assetmanagement.
Voor Informatiediensten ligt de nadruk op de voorzieningen, leveranciers en mensen die de dagelijkse dienstverlening mogelijk maken.
Samenwerking
Samen met de teammanager Informatieadvies bereid je onderwerpen voor die nog definitief moeten worden belegd, zoals contract- en leveranciersmanagement, dienstmanagement en proceseigenaarschap. Je legt deze voor aan de besluitvormers en voert de besluiten vervolgens uit.
Je opdracht is afgerond wanneer:
- Het team werkt binnen vastgestelde mandaten en de geldende budgetstructuur;
- De IM-diensten zonder onderbreking worden geleverd, ook wanneer leveranciers de uitvoering verzorgen;
- De diensten waaraan het cluster bijdraagt en waarvan jij diensteigenaar bent, een aangewezen dienstmanager hebben, volgens de gemeenschappelijke werkwijzen worden geleverd en aantoonbaar worden beheerst;
- Vraag en levering tussen de teams aantoonbaar op elkaar aansluiten, met werkende afstemming en escalatieroutes;
- De vaste teammanager een goed functionerend team, de mandaten, openstaande besluiten en lopende afspraken kan overnemen.
Jouw profiel
Je beschikt over de volgende competenties:
- Aanpassingsvermogen;
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
- Klantgerichtheid;
- Delegeren en luisteren;
- Doorzettingsvermogen en tact;
- Motiveren en resultaatgericht werken;
- Samenwerken en overtuigen;
- Assertiviteit en besluitvaardigheid;
- Organiseren en plannen;
- Kritisch en analytisch vermogen.
Over de organisatie
De gemeente is gepassioneerd, ondernemend en creatief. Zij omarmt duurzaamheid en inspiratie en is trots op haar rijke verleden. Goede dienstverlening staat centraal: de gemeente werkt voor de samenleving en stimuleert betrokkenheid en samenwerking.
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving met wisselende prioriteiten en uiteenlopende samenwerkingspartners. Daarbij ga je zorgvuldig om met publieke middelen en vind je je weg in soms complexe procedures. Je werk draagt vaak direct bij aan de samenleving.
De gemeente zet in op diversiteit en inclusie. Je achtergrond, geloof, wie je liefhebt, je fysieke kenmerken, leeftijd, gender of culturele achtergrond bepalen niet wie je bent. De gemeente is nieuwsgierig naar jouw talent en de manier waarop jij verschil maakt.