Functieomschrijving
Voor TenneT zoeken wij een Document Manager. Als Document Manager zorg je voor een gestructureerd, volledig en kwalitatief hoogwaardig beheer van projectdocumentatie. Je bewaakt documentatiestromen, contractuele eisen en archiveringsprocessen binnen complexe offshoreprojecten. Met jouw expertise draag je bij aan een betrouwbare vastlegging van projectinformatie en een effectieve projectuitvoering.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je zorgt ervoor dat alle documentatiestromen voldoen aan de gestelde kwaliteitsnormen.
- Je monitort en bewaakt contractuele documentatiespecificaties van TenneT, zoals UAV-GC-vereisten.
- Je signaleert mogelijkheden om systemen te verbeteren en werkt samen met de verantwoordelijken om verbeteringen door te voeren.
- Je beheert het volledige documentatiedossier in de daarvoor bestemde systemen en zorgt voor correcte archivering.
- Je stelt projectinterne archiveringsdocumentatie op en houdt deze bij volgens de geldende specificaties en projectspecifieke eisen.
- Je coördineert de documentarchivering en kwaliteitsborging in systemen zoals SharePoint en andere samenwerkingsplatforms.
- Je coördineert en organiseert trainingen voor management en document controllers over het Document Management Systeem (DMS), en verzorgt deze waar nodig.
- Je stelt rapportages op, bewaakt contractuele beoordelingstermijnen en volgt interne deadlines voor documentreviews op.
- Je registreert en implementeert lessons learned om processen continu te verbeteren.
- Je beheert en controleert de definitieve overdracht van documentatie aan relevante stakeholders.
- Je draagt actief bij aan een veilige werkomgeving voor jezelf, collega’s en opdrachtnemers.
Je werkt nauw samen met projectmanagement, contractmanagement, document controllers, opdrachtnemers en andere interne en externe stakeholders.
Jouw profiel
- Je hebt minimaal vijf jaar ervaring met het organiseren en beheren van documentatie- en informatiestromen binnen complexe projectorganisaties, bij voorkeur in de infrastructuur- of offshoresector.
- Je hebt kennis van documentbeheersystemen. Ervaring met Thinkproject en/of Aconex is een pre.
- Je communiceert duidelijk en kunt werkzaamheden effectief organiseren en plannen.
- Je bent analytisch en kunt verschillende belangen herkennen en daarover een evenwichtig oordeel vormen.
- Je hebt een proactieve werkhouding en draagt graag verbeteringen aan die je vervolgens helpt realiseren.
- Je hebt een sterk kwaliteitsbewustzijn en oog voor detail en procesbeheersing.
- Je bent een teamspeler en werkt effectief samen met verschillende disciplines en stakeholders.
- Je herkent jezelf in de waarden eigenaarschap, verbinding en moed.