Functieomschrijving
Voor Gemeente De Ronde Venen zoeken wij een Bestuurssecretaresse. Als bestuurssecretaresse vervul je een centrale en verbindende rol. Je ondersteunt het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en directieleden, zodat zij zich kunnen richten op hun bestuurlijke en strategische taken.
Geen dag is hetzelfde. Je voert uiteenlopende secretariële en organisatorische werkzaamheden uit voor ongeveer twee bestuurs- en/of directieleden. Je maakt de uniforme werkwijze snel eigen en draagt bij aan een efficiënte en eenduidige samenwerking. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en houdt overzicht in een dynamische omgeving. Complex agendabeheer schrikt je niet af: je schakelt moeiteloos tussen werkzaamheden en werkt nauwkeurig. Je voelt goed aan wat er speelt, anticipeert op wat nodig is en handelt op het juiste moment. Met jouw professionele en proactieve aanpak ontzorg je het bestuur.
Jouw verantwoordelijkheden
- Je beheert en bewaakt proactief de agenda’s van de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en directieleden.
- Je bepaalt prioriteiten in het telefoonverkeer, e-mails en afsprakenverzoeken en adviseert hierover.
- Je houdt mailboxen in de gaten om optimale ondersteuning en proactieve agendaplanning te verzorgen.
- Je bereidt wekelijkse portefeuillehouderoverleggen voor, samen met de bestuurssecretaris, bestuursadviseurs en gemeentesecretaris.
- Je beheert de gezamenlijke mailbox en zet informatie en acties uit bij het college of collega’s.
Jouw profiel
- Je bent klantgericht, communicatief vaardig en empathisch.
- Je werkt nauwkeurig, integer en zelfstandig.
- Je kunt goed samenwerken en bent omgevingsbewust en politiek sensitief.
- Je bent stressbestendig, flexibel en proactief.
- Je hebt sterk organisatievermogen en kunt goed plannen en organiseren.
- Je bent besluitvaardig en gedecideerd.
Over de organisatie
Je komt te werken bij gemeente De Ronde Venen, waar ruim 300 betrokken collega’s samenwerken vanuit de gedachte ‘Samen voor elkaar’. De organisatie werkt aan opgaven op het gebied van veiligheid, woningbouw, klimaatadaptatie, energietransitie en een circulaire en inclusieve economie. Daarbij werkt zij intensief samen met collega’s uit verschillende teams, inwoners, partners, het college en de raad.