Functieomschrijving
Voor Gemeente Veenendaal zoeken wij een Bestuurs- en Directiesecretaresse. Als bestuurssecretaresse ben je de steun en toeverlaat van twee portefeuillehouders. Je zorgt ervoor dat hun agenda’s overzichtelijk zijn, stukken op tijd klaarstaan en de interne en externe communicatie soepel verloopt. Je beheert de mailbox van het bestuurssecretariaat en handelt vragen en verzoeken snel en zorgvuldig af. Ook houd je de agenda van het secretariaat bij en plan je vergaderingen en activiteiten van het college van burgemeester en wethouders tijdig en volledig in. Daarnaast ondersteun je bij representatieve activiteiten, zoals lintjesuitreikingen en andere officiële gelegenheden.
Je komt terecht in een hecht subteam van professionele collega’s binnen Team Communicatie & Secretariaat. Samen bieden zij secretariële en organisatorische ondersteuning aan directie, opgavemanagers en het college van burgemeester en wethouders. De lijnen binnen het team zijn kort en er is ruimte om je werk op jouw manier in te richten.
Jouw profiel
- Je blijft effectief functioneren tijdens drukke en hectische situaties en houdt het hoofd koel onder tijdsdruk.
- Je neemt initiatief, ziet wat er nodig is en pakt werkzaamheden zelfstandig op.
- Je schakelt flexibel tussen verschillende taken, prioriteiten en veranderingen.
- Je hebt gevoel voor verhoudingen, belangen en besluitvormingsprocessen in een politiek-bestuurlijke omgeving en handelt daarnaar.
- Je gebruikt digitale middelen effectief en bent nieuwsgierig naar technologische ontwikkelingen, zoals AI, om het werk slimmer en efficiënter te organiseren.
- Je beschikt over het werk- en denkniveau en de secretariële vaardigheden om bestuurders en management professioneel te ondersteunen.
De organisatie
Je gaat werken bij een middelgrote gemeente met veel ambities. Je krijgt de ruimte om je talenten te benutten en verder te ontwikkelen. Samenwerken is een van hun kernwaarden en de lijnen zijn kort. De organisatie heeft een open en informele sfeer. Zij vertrouwen erop dat je als professional de juiste inschattingen maakt en bieden ruimte om je werk en privé goed in balans te houden.